Privacybeleid CFS Accountants Klanten
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 24/05/2018 en is van toepassing op de organisaties CFS Leuven (KBO-nr.: 0649.731.044), CFS Brussels (KBO-nr.: 0649.749.055) en CFS Hageland (KBO-nr. 0649.729.358), hierna samen “CFS Accountants”.
In het kader van de samenwerkingsovereenkomst tussen partijen, verwerkt de CFS Accountants bepaalde persoonsgegevens van derden zoals persoonsgegevens van (contactpersonen bij) klanten, leveranciers, werknemers, …. CFS Accountants verzamelt en gebruikt een aantal persoonsgegevens die betrekking hebben op uw hoedanigheid van cliënt van het kantoor, op uw aangestelden maar ook op uw zakelijke relaties (zijnde uw leveranciers of klanten) en hun contactpersonen.
CFS Accountants acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Bij onze verwerking houden wij ons uiteraard aan de eisen die de privacywetgeving stelt.
In deze privacyverklaring legt CFS Accountants uit welke persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt en met welke doeleinden dit gebeurt. Wij raden u aan om deze verklaring zorgvuldig te lezen.
De verwerkingsverantwoordelijke in bovenvermelde context is CFS Accountants die voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens kan worden gecontacteerd op Vital Decosterstraat 42 te 3000 Leuven, Tel. 016/980272. De persoon verantwoordelijk binnen CFS Accountants voor de gegevensbescherming is Peter Hendrickx en is bereikbaar via het e-mailadres : privacy@cfsaccountants.be.
Artikel 1. Doeleinden van verwerking
De CFS Accountants verwerkt de persoonsgegevens in het kader van de samenwerkingsovereenkomst met de cliënt voor de volgende doeleinden :
- Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.
1° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen :de naam, de voornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres
2 ° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen : de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres
De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art.33 Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.).
- De op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (bv BTW-listings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken.
De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.
- De uitvoering van onze samenwerkingsovereenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten. De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit.
Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als uw boekhouder en accountant, niet naar behoren uitvoeren.
- Om u te informeren aangaande nieuwe ontwikkelingen in onze werkdomeinen en aangaande onze activiteiten en diensten.
CFS Accountants meent dat zij een rechtmatig belang heeft om u dienaangaande te informeren gelet op het feit dat u beroep doet op onze professionele diensten, deze informatie voor u interessant kan zijn en er tussen u en CFS Accountants, een evenwichtige, wederzijdse professionele relatie bestaat.
Artikel 2. Specificatie van persoonsgegevens en betrokkenen
De CFS Accountants zal in het kader van de samenwerkingsovereenkomst mogelijks de volgende persoonsgegevens verwerken :
- Naam en voornaam
- Functie en werkgever
- Lidmaatschap van een professionele organisatie
- adres
- e-mailadres
- telefoonnummer en/of mobiel nummer
- kopie e-id of paspoort
- Ondernemingsnummer
- Nationaal nummer
- Bankrekeningnummer(s)
In het kader van de aangiftes tot de personenbelasting via Taxonweb worden ook volgende gegevens verwerkt door de CFS Accountants:
- Samenstelling van het gezin
- Lidmaatschap vakbond / politieke organisaties
- Medische gegevens
- Gegevens met betrekking tot de woonplaats
- Eigendommen
- Inkomsten
- Uitgaven waarop fiscale vermindering gelden,… (niet limitatief en afhankelijk van de persoonlijke financiële situatie)
De CFS Accountants verwerkt ook de persoonsgegevens welke de betrokkenen zelf of hun aanverwanten hebben aangeleverd.
De CFS Accountants verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkenen zelf werden aangebracht zoals persoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers.
De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntenbank Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België (Balanscentrale) en dergelijke. De exacte bron zal desgevallend op eenvoudig verzoek van de betrokkene worden meegedeeld.
De gegevens worden uiteraard slechts verwerkt voor zover noodzakelijk voor de onder punt 2 vermelde doeleinden.
Artikel 3. Inschakelen van derden of subverwerkers
CFS Accountants doet beroep op verschillende dienstverleners m.o.o. het bereiken van de bovenvermelde doeleinden. De CFS Accountants maakt bijvoorbeeld gebruik van e-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal. Met het oog op het bereiken van de bovenvermelde doelen, kunnen de hiervoor noodzakelijke persoonsgegevens aan deze dienstverleners worden meegedeeld.
CFS Accountants zal de verzamelde persoonsgegevens echter nooit meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met derden voor andere doeleinden.
Het kantoor kan beroep doen op de volgende externe dienstverleners :
- e-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal
- externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris, …)
- Een clouddienst voor het verzenden van de nieuwsbrief ;
- Pakket voor tijdsregistratie en facturatie
- Pakket voor kantoorsoftware
Het kantoor kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van het kantoor, van haar klanten, van haar website en/of van U te verdedigen en/of te beschermen.
Artikel 4. Beveiliging
De CFS Accountants heeft uiteraard passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van persoonsgegevens).
Het kantoor kan alle maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van de website en van haar informaticasysteem te verzekeren.
Artikel 5. Geheimhouding en vertrouwelijkheid
Op alle persoonsgegevens die de CFS Accountants van de cliënt ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van de samenwerkingsovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. De CFS Accountants zal deze niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor zij deze heeft verkregen, tenzij deze persoonsgegevens in een zodanige vorm zijn gebracht dat deze niet tot betrokkenen leiden.
Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing:
- voor zover de cliënt uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen; of
- indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is voor de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst of deze verwerkersovereenkomst; en
- indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.
Artikel 6. Bewaringstermijnen
6.1. Persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017
Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten. Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of, indien van toepassing, te rekenen vanaf de datum van de occasionele verrichting, verhoogd met maximum 3 jaar.
6.2. Andere persoonsgegevens
De persoonsgegevens van de andere dan de hierboven vermelde personen, worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving, verhoogd met maximum 3 jaar.
Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.
Voor wat betreft de persoonsgegevens waarvoor geen geldende wetgeving bestaat aangaande de bewaartermijn doch waarbij deze persoonsgegevens vermeld staan op wettelijke documenten, deze zullen worden bewaard voor een termijn gelijk aan de wettelijke bewaartermijn voor de documenten waarop deze figureren en/of de wettelijke verjaringstermijnen voor eventuele vorderingen die betrekking hebben op de betrokkene, verhoogd met maximum drie jaar.
Voor wat betreft de persoonsgegevens waarvoor geen geldende wetgeving bestaat aangaande de bewaartermijn en die niet vermeld staan op een wettelijk document, deze zullen worden bewaard voor een termijn gelijk aan de termijn die nuttig is voor het bereiken van het beoogde doel waarvoor deze persoonsgegevens worden verwerkt, met een maximum van 3 jaar na het laatste professionele contact.
Artikel 7. Rechten van de betrokkene en controle
7.1. Betreffende de persoonsgegevens die wij moeten bewaren in toepassing van de Wet van 18 september 2017.
Dit betreft de persoonsgegevens van onze cliënten, de lasthebbers en de uiteindelijke begunstigden van de cliënten. Ter zake dienen wij u te wijzen op het artikel 65 van de wet van 18 september 2017 :
“Art. 65. De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de veiligheidsgebreken.
Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van de voornoemde wet van 8 december 1992, bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoals ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet.
De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt uitsluitend aan de verzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en over het resultaat daarvan wat de rechtmatigheid van de verwerking in kwestie betreft.
Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak met de CFI en na advies van de verantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds vaststelt dat de mededeling ervan niet vatbaar is voor bekendmaking van het bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in de artikelen 47 en 54, van de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door de CFI van haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, noch vatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te brengen, en anderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben op de verzoeker en door onderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtautoriteiten worden bijgehouden voor toepassing van deze wet.”
Voor de toepassing van uw rechten inzake deze persoonsgegevens dient u zich dus te wenden tot heden de Gegevensbeschermingsautoriteit.
7.2. Alle andere persoonsgegevens
De betrokkene heeft het recht tot toegang, correctie, verwijdering en overdraagbaarheid van de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben evenals, in de gevallen waarin dit wettelijk mogelijk is, het recht om zijn toestemming voor de verwerking van zijn gegevens in te trekken.
Bij discussie of twijfel over de correctheid van de verwerking van de persoonsgegevens door de CFS Accountants, kan men steeds contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (met kantoor te Drukpersstraat 35, 1000 Brussel; tel : +32 (0)2 274 48 00; fax : +32 (0)2 274 48 35; e-mail: contact@apd-gba.be).
De CFS Accountants bevestigt dat zij de door haar verzamelde persoonsgegevens van de betrokkenen niet zal gebruiken voor geautomatiseerde individuele besluitvorming, met inbegrip van profiling (profilering) en dat zij alleen persoonsgegevens zal overdragen naar derde landen met een passend beschermingsniveau of indien er passende waarborgen worden geboden.
